Süreç optimizasyonu, bir kurumun iş stratejilerine bağlı olarak en az maliyetle verimliliği artırmayı amaçlar. Bir başka deyişle iş sürecinin iyileştirilmesi anlamına gelir. Günümüzde iş süreçlerinin temel yapısı, bir bütün olarak ele alınmalıdır. Aksi takdirde işler yolunda gitmez ve hedeflenen başarının elde edilmesi zorlaşır.
Çalışanlar ve yöneticiler tarafından süreç iyileştirme, kolay anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır. Bu sürecin sürekli optimize edilmesi gerekir. Geride kalmamak için siz de doğru bir stratejiyle iş sürecinin daha iyi bir şekilde ilerlemesini sağlayabilirsiniz. Bu noktada süreç optimizasyonu yaparken aşağıda yer alan aşamalara dikkat etmeniz gerekir:
- – İlk olarak bir hedef belirlemelisiniz.
- – Optimize edilecek süreçleri incelemelisiniz.
- – Optimize edilecek süreçlerin önceliğini ayarlamalısınız.
- – Proje planı oluşturmalı ve yayınlamalısınız.
Sürecin sağlıklı bir şekilde ilerlemesi için bu aşamalar önem arz eder. Çalışmaları yaparken gereksiz süreç adımlarını ortadan kaldırmayı ihmal etmemeniz tavsiye edilir. Daha iyi bir çalışma için yalın bir ortam hazırlamalısınız. Ardından süreç optimizasyonu için personel kaynaklarını efektif şekilde kullanmanız gerekir.
Belirlenen kurum stratejisi için dijital kaynaklardan yararlanmalısınız. Bu sayede iş optimizasyonu daha sağlıklı bir şekilde yönetilebilir. Aynı zamanda sürecin ölçülebilir ve raporlanabilir olması açısından dijital kaynakları kullanmak avantajlı olacaktır. Son aşamada ise sürece ait prosedürler tamamlanır ve iş ortamında çalışmalar yapılır.
Süreç Optimizasyonunun Önemi
Şirketinizin hedeflerini gerçekleştirmesi için süreç optimizasyonu son derece önemli bir unsurdur. Bu sürecin avantajları için aşağıda yer alan başlıklara göz atabilirsiniz.
- – İş sürecinde zaman, malzeme ve enerji gibi atıklardan söz edilebilir. Optimizasyon ile bu atıkların kontrol edilmesini sağlayabilirsiniz.
- – Mevcut iş akışını çok daha iyi bir şekilde analiz edebilirsiniz.
- – Üretimde verimliliği ve esnekliği sağlayabilirsiniz.
- – İşçilerin eğitimi sayesinde verimli bir iş süreci yaratabilirsiniz.
- – Müşterinin ihtiyaçlarını analiz ederek gerçekçi hedefler belirleyebilirsiniz.
Hedefinize uygun çalışmalar yaparak şirketinizin sürekli iyileştirilmesini sağlayabilirsiniz. Böylece çalışmalarınız sonuç vermeye başladığında ihtiyacınıza erişebilir ve kâr oranını artırabilirsiniz.
İlgili Alanlar
Kurumlar için süreç optimizasyonu, çeşitli alanlarda yapılabilir. Havacılık ve savunma alanı, buna örnek olarak verilebilir. Bahsedilen alanda ilk olarak üretimin iyileştirilmesi gerekir. Bu alanda ürünlerin son teknolojiye uygun olarak hazırlanması büyük önem taşır. Güncellemeler yapıldığında ise müşterilerin ihtiyacına yönelik daha iyi bir üretim gerçekleşir.
Süreç optimizasyonunda dijital öğelere yer vermeniz son derece önemlidir. Bunları, iyileştirme çalışmaları aşamasında belirlemelisiniz. Örneğin, sektörünüz için ortaya çıkarmanız gereken ürünler için 3D yazıcılar tercih edebilirsiniz. Bu, ürünlerde oluşabilecek hataların önüne geçebilir. Aynı zamanda daha verimli ve hızlı bir üretim yapmanıza da olanak tanır. Son olarak üretimde yaptığınız analizler ile daha iyi stratejiler belirleyerek işinizi iyileştirebilirsiniz.
Süreç İyileştirme Aşamaları
Yüksek kaliteye sahip ürünleri ortaya çıkarmak, hızlı ve kaliteli bir iş sürecinden geçer. Farklı teknolojiler kullanılarak bu süreç çok daha efektif bir biçimde yönetilebilir. Süreç optimizasyonu ile bu yönetim mümkün hâle gelir. Dijitalleşme ile entegre biçimde çok daha verimli bir iş süreci gerçekleştirebilirsiniz. Süreç iyileştirmesini dört farklı aşamada yapabilirsiniz. Bu aşamalar için aşağıda yer alan başlıkları inceleyebilirsiniz.
İşi Tanımlayın ve Hazırlık Yapın
İlk olarak işinizde neyi geliştirmeniz gerektiğini bilmelisiniz. Bu noktada sürecin hatlarını çizerek nerelerde zorluk yaşayabileceğinizi düşünmeniz gerekir. Ekip arkadaşlarınız ile koordineli bir şekilde çalışmak, bu aşamada son derece önemlidir. Bunun için ilk adımınız, işinizi tanımlamak ve neler yapabileceğinizi belirlemek olmalıdır.
Plan yapmak, sektöre göre farklılık gösterebilir. Bunun için ilk olarak sektörünüzde rakiplerinizin neler yaptığına bakabilirsiniz. Süreç iyileştirmesi için yapacağınız planlarda bu durum, size fikir vermesi açısından bir hayli önemlidir.
Yeniden Düşünün
Mevcut kaynakları kullanarak süreç optimizasyonu gerçekleştirilebilir. Kaynakların yeterli gelmediği durumlarda ise belirli alanlarda değişiklik yapmak durumunda kalınabilir. Üretime geçmeden önce değişiklikler üzerine tekrar düşünmek, size pek çok konuda avantaj sağlar. Eğer ki sorunu çözecek araçlar eksik ise bunları eklemeyi ihmal etmemeniz gerekir.
Araçlarınız arasına üretim için gerekli olan yeni bir aracı eklemek, ilk etapta maliyet açısından sorun olarak görülebilir. Ancak iyileştirme için düşünüldüğünde size sunduğu faydalar açısından gereklidir. Eğer ki bu aşamayı tamamladıysanı artık yapacağınız çalışmaları analiz etmeye başlayabilirsiniz.
Analiz Edin
Amacınız, öncelikle iyi bir ekip oluşturarak iş sürecini iyileştirmek. Sürecinizi doğru bir şekilde planladığınızdan eminseniz artık analiz etme aşamasına geçebilirsiniz. Bu aşamada ilk olarak başarınızı nasıl ölçeceğinizi belirlemeniz gerekir. Temel performans göstergelerini tanımlamanız da ayrıca önem arz eder. Yapılan analizler neticesinde daha sorunsuz bir üretim aşamasına geçebilirsiniz. Bunun için son olarak işlerinizi dijital ortama taşımanız gerektiğini de belirtelim.
Otomatikleştirin
Üretim aşamasını otomatikleştirmek için kullandığınız makineleri değiştirmeniz gerekebilir. Bu, ilk etapta maliyetli olacaktır. Ancak ürünlerimizi inceleyerek çok daha uygun fiyatlı araçları alabilirsiniz. Üretimi dijital ortamda yapmak uzun vadede kâr sağlayabileceğiniz anlamına gelir.
İş sürecindeki iyileştirmeleri tanımladıktan sonra hazırlık yapmaya başlayabilirsiniz. Dijital ortamda ürünleri 3 boyutlu şekilde planlamanız gerekir. Bu hazırlıkları yaparken uzman mühendisleriniz, nerede ne yapılması gerektiğini görür. Eğer bir hata söz konusuysa ilgili düzenlemeler yapılır. Tasarımdan üretim aşamasına kadar hatasız bir şekilde üretim yapmak için dijital araçlara ihtiyacınız vardır. Otomatikleştirilmiş bir iş süreci, aşağıdaki gibi birçok farklı konuda size yardımcı olabilir:
- – Kayıt tutmak
- – Veri depolamak
- – Veri eşleştirmek
- – Bildirim göndermek
- – Kayıt izlemek
- – Ürünleri tasarlamak
- – Ürün analizi yapmak
Sektörünüzdeki son gelişmeleri takip ederek gerçekleştirdiğiniz süreç optimizasyonu ile hata oranının azaldığını görebilirsiniz. Bunlar üst düzey çalışma sağladığından dolayı ekibinizin de iş yükünü hafifletir.
Süreç İyileştirme Metotları
Süreç optimizasyonu çalışmaları, her sektörde farklılık gösterir. Bu noktada kendi işletmenize en uygun olan çalışmayı yapmanız gerekir. Doğru bir metot tercih edildiğinde beklenen verimliliği sağlamanız mümkündür. Bu aşamada en çok kullanılan yöntemin balık kılçığı olduğunu söyleyebiliriz. Çalışma arkadaşlarınızla beyin fırtınası yaparak verimli bir sonuç almanız mümkündür.
Özellikle imalat sektöründe balık kılçığı metodu çok sık uygulanır. Olası hataların önüne geçmek için ekip ile çalışmalar yapmak oldukça verimlidir. Kalitenin geliştirilmesi için istatiksel süreç kontrolü de kullanılır. İmalat sektöründe fazla harcamayı engelleyen bu metot ile çok daha verimli sonuçlar elde etmek mümkün hâle gelir.
Rekabet gücünü artırmak isteyen firmaların en çok verim aldığı metot, altı sigmadır. Bu metot; süreçlerin iyileştirilmesi için sürecin tanımlanması, analiz edilmesi, iyileştirilmesi ve kontrol edilmesini sağlar. Ayrıca yapılan çalışmalar esnasında istatistik araçları kullanılır. Tanımlama, boyut, analiz, iyileştirme ve kontrol etme gibi süreçleri kapsar. Genel olarak imalat ve hizmet sektöründe başarıya götüren bir metot olarak karşımıza çıkar.
Gerçekleştirmeniz gereken aşamalara ve uygulamalara göre siz de çok daha iyi bir üretim sürecinin yürütülmesini mümkün kılabilirsiniz. Bu noktada planınızı doğru bir şekilde yaparak işe başlamanız son derece önem arz eder. Tabii bu aşamada iş arkadaşlarınız ile yapacağınız görev dağılımının da son derece önemli olduğunu unutmayın.
Önceki yazımıza https://cademdigital.com.tr/veri-yonetimi-nedir/ linkinden ulaşabilirsiniz.